以前の時間管理できてますか？
から3年半経ってました・・・やはり時間管理が苦手です(^_^;)。
そこに書いたタイムマネジメントの大切な事２つ、
1.自分だけの予定にも時間を記入する。
2.無駄を探すのではなく、大事を探す。
これを参考にして自分に向けてマネジメントしてみました。
元来、理学療法士は毎日のタイムスケジュールを作っています。私は管理職ですがプレイイングマネージャーなので患者さんの治療時間と会議の時間は記入していましたが、その他の時間は白紙です。
では、その白紙の部分に自分の予定を入れれば良い！
・・・ですが何を入れて良いのか分かりません。
恥ずかしながら毎日の管理業務をどのように行なっているのか分からないのです。
困り果てた私は「自分の業務を抽出して分析する」ことにしました。
用意したのはA3用紙一枚。それに分刻みで仕事内容を記入します。最大のコツは自分がした事は全て仕事であることを認めること。つまり雑談も重要な仕事と認識し記入すること。電話の受け答え時間も記入漏れしやすい業務でした。
実際に記入してみるとそれほど苦労はありません。むしろボーっとした時間を作らないよう気を引き締めて仕事に向き合います。1週間実施し、大まかな区分を作りエクセルに入力しました。
しかしこれは大変でした。
これで自分がどういう業務をどの位行なっているのかを知ることができました。自分にとってこの作業は大変参考になりました。
ちなみに参考として私の分析結果を紹介します。
結果としては全業務時間を100%として
治療 50%、
会議・話し合い 19%、
資料作成 17%、
管理業務 7%、
その他（学生指導・電話対応）6%
の割合でした。
この結果から「大事」を探すと、管理業務です。治療は何より好きなのでこのまま50%くらいできると嬉しいのですが、自分の立場としてはもっと部下のトリートメントやトレーニングに時間を割く必要を以前から感じてました。このように実際の数字に表れると行動に移す決意が固まりました。
業務内容が分かりにくい管理職や事務職、看護職等にはお勧めできる業務改善の一つと言えるのではないでしょうか。お金には表れない経営改善の一手段にも成り得ると思われます。
参考書籍；成果を上げて、定時に帰る方法 ―ONもOFFも大事にする人の新しい働きかた –